Sıkça Sorulan Sorular

SORU

CEVAP

REFERANSLAR VE AÇIKLAMALAR

SATIN ALMA YÖNTEMLERİ

Doğrudan Temin

20.000+KDV limitinin altındaki alımlarda fiyat araştırması nasıl yapılır?

Genel uygulama en az 3 adet potansiyel yükleniciden  fiyat teklifi/proforma teklif almaktır.

Satın Alma Rehberi -2.1 Doğrudan Temin

Limite uygun şekilde bölerek doğrudan temin ile satın alma yapılabilir mi?

Bütünlük arz eden bir satın alma işi limitin altında bırakmak amacıyla parçalanarak gerçekleştirilemez.

Satın Alma Rehberi-Harcama Usul ve Esasları Hiçbir Kanun Tarafından Belirlenmemiş Yararlanıcılar için Satın Alma Usulleri

Şartname

Marka/model belirtilebilir mi?

Belirli bir marka ve modele yönelik özellik ve tanımlara yer verilemez.

Satın Alma Rehberi-1.3.3 Şartname Hazırlama

İhale yayınlandıktan sonra teknik şartname değiştirilebilir mi?

Gerekli durumlarda zeyilname düzenlemek ve ihale dosyası alanların tümüne gönderilmek sureti ile teknik şartname değiştirilebilir.

Satın Alma Rehberi-Ek3 Teklif Dosyası-Bölüm A İsteklilere Talimatlar 14.Madde

İhale Süreçleri

Çıkılmış olan bir ihale ertelenebilir mi ya da iptal edilebilir mi?

Şayet sözleşme makamınca ( mali destek yararlanıcısı) uygun bulunur ise ihale tarihi bir defaya mahsus olarak on gün süre ile ertelenebilir. Y ine sözleşme makamınca teklif sahiplerine gerekçeleri belirterek vazgeçebilir ya da iptal edebilir.

Satın Alma Rehberi-Ek3 Teklif Dosyası-Bölüm A İsteklilere Talimatlar 14.ve 15. Maddeler

Sözleşme başlığı ve yayın referansı kısımlarına ne yazılmalıdır?

Projenizin ismi ile birlikte ihale edilen işin adı yazılmalıdır.

Örneğin: Sözleşme Numarası TR21/13/IKT01 ve proje kapsamında ilk ihaleye çıkılıyor ise TR21/13/IKT01-01.Eğer LOT’lu ihale yapılmış ise LOT1 için yayın referansı TR21/13/IKT01-01-LOT1 şeklindedir.

Açık ihale oturumu sonrası hiç teklif gelmez ise ne yapılabilir?

Ya tekrar açık ihaleye çıkılır ya da pazarlık usulüne dönülür.

Pazarlık Usulü için yaklaşık maliyetin KDV Hariç 20 bin-150 bin olması gerekir

Yurt dışı firmalar teklif verebilir mi? Verilen teklifler hangi para cinsinden olmalıdır?

Evet. İsteklilere talimatlar md 8’de belirtmek koşulu ile. Yine md20’de belirtmek koşulu ile yabancı para cinsinden teklif alınabilir.

İhale dosyası isteklilere talimatlar

ÖDEMELER

Proje Hesabı

Proje hesabını kullanmak zorunlu mudur?

Ajansın ve yararlanıcın yapacağı tüm proje ödemeleri   proje hesabı üzerinde yapılmalıdır.

2014 Mali Destek Programı kapsamında proje hesapları T.C. Halk Bankası Tekirdağ Sahil Şubesinde açılmıştır.

Proje çalışanlarına yapılan ödemeler de proje hesabından yapılmak zorunda mıdır?

Yasal kesintilerden sonra personele ödenecek net maaşın proje hesabından personelin kişisel hesabına ödenmesi gerekir. Hesaplanan vergi ve prim tutarlarının ise proje hesabından yararlanıcının asıl hesabına oradan da vergi ve SGK dairesi hesaplarına havale edilmesi mümkündür.

Proje Uygulama Rehberinde ilgili ekler (Ek 5.1, 5.1-B,5.1-A) doldurulmalıdır.

Elden Ödeme

Hangi limite kadar ve hangi şartlarda elden ödeme yapılabilir?

Aylık en çok 1000 YTL’ye kadar ilgili belgeleri  Ajansa rapor ekinde sunulmak şartı ile elden ödeme yapılabilir.

Sözleşme-Özel Koşullar-4.6. Madde

Yurt Dışı Alımları

Döviz Hesabı Açılabilir mi?

Evet. Bildirim mektubu sunmak sureti ile yabancı para cinsinden yeni bir proje hesabı açılabilir.

Yabancı para birimi ile yapılan ödemelerde uygun maliyet nasıl hesaplanır?

Harcama belgesi düzenlenme tarihindeki T.C.Merkez Bankası döviz satış kuru esas alınarak YTL’ye dönüştürülür.

Kalkınma Ajansları Proje ve Faaliyet Destekleme Yönetmeliği-24. Madde-4.Fıkra

Vadeli Akreditif ile yurt dışı mal alımında ödeme nasıldır?

Şayet uygulama döneminde gerçekleşir ise uygun maliyettir.

Proje Uygulama Rehberi-Uygun Maliyetler

Ajansın Yaptığı Proje Ödemeleri

Projenin erken bitmesi durumunda nihai rapor ile tek seferde tüm ödemeler alınabilir mi?

Evet. Nihai Rapor sunulmak sureti ile tek seferde ödeme alınabilir.

Proje sonunda  gerçekleşen proje bütçesi sözleşme bütçesinden düşük çıkar ise hak edilecek destek düşer mi?

Gerçekleşen proje bütçesi sözleşme bütçesinden daha düşük gerçekleşir ise mali destek de aynı oranda düşer.

Proje Uygulama Rehberi-Uygun Maliyetler

Avans ( Ön Ödeme ) alabilmek için ne yapılmalıdır?

Eş finansmanın ön ödeme tutarını proje hesabına yatırmak ve alt yüklenici ile borç yükümlüğü ilişkisinde olmak; ilgili belgeler( ön ödeme talep formu ve sözleşme, fatura v.s) ile Ajansa yazılı talepte bulunmak yeterlidir.

BÜTÇE KALEMLERİ

İdari Maliyetler

İdari maliyetin kapsamı nedir?

Aşağıdaki şartları taşımalıdır;
Başka bir kalem altında bütçelendirilmemiş olmalı
Uygunluk açısından Destek Sözleşmesi Genel Koşullar md 14-16-17’deki koşulları taşımalı
Yukarıdaki şartları taşımakla birlikte ilan,ihale, kırtasiye,toplantı,çeviri,sigorta, güvenlik giderleri ve ayrıca yerel ofis maliyetleri olmamak üzere haberleşme, elektrik, su ısınma ve benzeri giderler kabul edilir.

Proje Uygulama Rehberi Uygun Maliyetler başlığı

Hizmet Alımı

Hizmet alımı yolu ile çalıştırılan personel hangi bütçe kaleminde olmalıdır?

“ Diğer Maliyetler  ve Hizmetler” başlığında olmalıdır.

PROJE SÜRESİ

Projeyi Erken Kapatma

Sözleşmede belirtilen süreden daha erken bitirilebilir mi?

Nihai rapor sunmak sureti ile bitirilebilir.

Süre Uzatma

Sözleşmede belirtilen bitim tarihinden daha sonraki bir tarihe uzatmak mümkün müdür?

Faaliyetlerin yürütülmesini büyük ölçüde zorlaştıran veya geçici olarak imkansız hale getiren, yargı süreci nedeni ile ve yönetmelikteki mücbir sebeplerin varlığı halinde sözleşme süresi altı ayı geçmemek kaydı ile uzatılabilir.

Kalkınma Ajansları Proje ve Faaliyet Destekleme Yönetmeliği md38/2/d

PROJE SÜRESİ BİTTİKTEN SONRA

Raporlamalar

Proje yararlanıcısı olarak kaç tür rapor sunulmalıdır?

Nihai rapor ve Proje Sonrası Değerlendirme Raporu

Proje Uygulama Rehberi

Teminat

Ajans ile yapılan sözleşme esnasında sunulan Teminat hangi şartlarda iade edilir?

Teminatlar nihai ödemenin yapılmasından sonra serbest bırakılır.

Kalkınma Ajansları Proje ve Faaliyet Destekleme Yönetmeliği md44

Denetim

Projeler ne kadar süre ile denetlenir?

Yararlanıcı proje bitiminden sonra en az 10 yıl süre ile belgeleri saklamak ve denetimlerde ibraz etmekle yükümlüdür.

Destek Sözleşmesi Genel Koşullar md16.3

 Diğer

Kar amacı güden proje yararlanıcılarına yönelik ihale mekanizması kısaca nasıl işlemektedir?

Hazırlık, duyuru, teklif alma ve tekliflerin değerlendirilmesi olmak üzere toplam 4 aşamadan oluşmaktadır. Hazırlık aşamasında iş tanımı yani teknik şartname ve teklif dosyası hazırlanır ( referans için satın alma rehberi ve ekleri). Duyuru aşamasında İhale dosyası  yerel ve hibe tutarı 200 bin ve üzeri ise ulusal basında  en az bir gün; yararlanıcının ve Ajans’ın internet sayfasında ise en az 21 gün kalacak  ve elektronik ortamda indirilecek şekilde duyurulur.Teklif alma aşamasında ise Değerlendirme Komitesi belirlenir ( referans için satın alma rehberi ihale dosyası ekleri-Değerlendirme Komitesi tayin formu).Teklifler kapalı zarfta teslim alınır. Mali teklifler ise ikinci bir zarfta kapalı olarak teslim edilmelidir. Teslim alınan teklif zarflarına alınış sıralarına göre numaralarını belirten alındı belgesi verilir. Tekliflerin değerlendirilmesi aşamasında ise teknik ve mali olmak üzere iki aşama vardır. Zarflar açılır ve önce teklifler idari ve teknik olarak değerlendirilir.Teknik değerlendirmeyi geçen teklifler mali oturuma katılabilirler.İlgili tutanaklar düzenlenir.( Referans için satına alma rehberi-ihale dosyası ekleri).En uygun teklif sahibi ile sözleşme imzalanır. ( Ref.için satın alma rehberi- ihale dosyası ekleri).Kaybeden teklif sahiplerine yazılı duyuru yapılır.)